Objectif spécifique
- Définir la notion de contrôle,
- Décrire les principales étapes du processus de contrôle,
- Enumérer les différentes formes de contrôle,
- Déterminer les caractéristiques d’un système de contrôle efficace,
- Expliquer pourquoi la fixation des normes est elle importante
Quelques définitions
Le contrôle peut être défini comme un processus qui permet au gestionnaire:
- d’évaluer sa performance;
- de comparer les résultats obtenus à ses plans et à ses objectifs;
- de prendre les mesures appropriées pour remédier aux situations défavorables.
L’objet du contrôle est donc:
- de mesurer les résultats
- de jouer un rôle de communication (l’analyse des résultats doit être communiquée pour qu’elle soit efficace);
- de constituer un facteur de motivation.
Etapes de processus de contrôle
| Unités Organisationnelles | Service Commercial | Service Production | Service Entretien |
| Objectifs | Etre plus actif sur le marché | Améliorer la qualité du produit | Réduire les charges |
| Etape 1 : Identifier les critères de rendement | • Nombre d’unités vendues • Nombre de clients visités par jour et par vendeur | • Taux de rejet en pource ntage | • Charges d’entretien au m2 |
| • 245.000 | 0.05 % | 0.750 DT | |
| Etape 2 : Fixer les normes de rendement | • 3 Clients | ||
| Etape 3 : évaluer les résultats | • 250.000 • 3 Clients | 0.06 % | 0.700 DT |
| Etape 4 : Evaluation des écarts entre le prévu et le réalisé | +5000 | 0.01 % | +0.05 DT |
| Etape 5 : Appliquer les mesures nécessaires pour corriger les situations défavorables | A la suite de l’évaluation des écarts, tout écart positif est jugé comme une performance et tout écart négatif doit donner lieu à une analyse approfondie pour une performance future. |
Une norme est donc une référence à laquelle se référera le dirigeant chaque fois qu’il cherchera à évaluer ses résultats.
*La fixation des normes de rendement est importante à plus d’un niveau :
- La connaissance des normes par les employés est un facteur de motivation;
- Une norme juste et réalisable assure la validité du processus de contrôle;
- Des normes de rendement ni trop élevées ni trop faibles poussent les employés à devenir plus productifs;
- La connaissance du résultat de sa performance pousse l’employé à travailler beaucoup mieux avec un meilleur moral.
*Les critères de rendement sont bien choisis:
Ainsi, un gestionnaire peut choisir une mesure de rendement qui évalue les activités d’une unité et non son rendement.
Exemple:
Le directeur des ventes peut évaluer le rendement de ses vendeurs en fonction du nombre de visites effectuées chez les clients: l’accent est alors mis sur le moyen utilisé (visites) et non sur les résultats visés (chiffre d’affaires réalisé).
*Le nombre des critères choisi est restreint,
*Le choix des critères et la fixation des normes de rendement font participer les subalternes.
*Les critères de rendement ne sont pas uniformes dans toute l’entreprise:
Ainsi, il faut établir les critères en fonction de chaque unité administrative.
Exemple:
Le critère de rendement du service des ventes sera le nombre d’unités vendues ; pour celui du crédit, le critère sera le délai moyen de recouvrement…
*La fréquence de l’évaluation du rendement n’est pas uniforme:
Il serait important d’évaluer régulièrement la qualité des produits.
Exemple:
Dans le service de production, il serait préférable de vérifier la qualité de la production à chaque heure alors que l’évaluation de la performance des représentants des ventes peut être mensuelle.
*Les employés sont informés des résultats obtenus:
Il importe de communiquer aux employés le résultat du travail qu’ils ont accompli sinon ils continueront à ignorer leurs faiblesses et ne pourront pas prendre les mesures nécessaires pour améliorer la qualité de leur travail.
Les types de contrôle
Le contrôle Préventif
- La multiplication des pannes mineures sur les machines d’un atelier incitera une amélioration de la maintenance afin d’éviter un incident technique probable plus grave.
- L’étudiant qui reçoit une mauvaise note au cours de l’année a le temps de prendre les mesures nécessaires pour améliorer sa situation …
Le contrôle préventif : quel objectif ?
Il permet de prendre des mesures nécessaires avant même de constater les résultats.
2. Le contrôle en Temps Réel
Sur une chaîne de montage, à chaque étape du processus, on effectue un contrôle de la pièce qui va s’ajuster…
Le contrôle en temps réel : quel objectif ?
Il permet de vérifier le travail au fur et à mesure qu’il s’effectue.
3. Le contrôle Rétroactif
C’est un contrôle qui s’effectue, une fois la tâche accomplie, c’est un contrôle qui s’oriente d’avantage vers la « guérison « .
Le contrôle rétroactif , quel objectif ?
Il met l’accent sur les résultats déjà réalisés : c’est un contrôle correctif pour l’avenir.
Les formes de contrôle
1. Selon l’Objet du Contrôle
On distinguera:
- Les contrôles formels relatifs à l’application des décisions, au respect des normes et procédures;
- Les contrôles de performance, comptables, financiers et économiques;
- Le contrôle selon le champs de l’analyse pouvant concerner l’entreprise dans son ensemble ( contrôle budgétaire, contrôle de gestion) ou un sous ensemble ( contrôle d’exécution par fonctions ou contrôle opérationnel ).
- Selon l’origine des intervenants
On distinguera :
- Le contrôle interne, intégré dans l’organisation et intéressant l’entreprise elle même, ses dirigeants et certains acteurs de son environnement interne;
- Le contrôle externe dans le cadre de contrôles obligatoires (inspection de travail, vérifications comptables par le commissaire aux comptes, administration fiscale …) ou à la demande des dirigeants de l’entreprise.
Essentiel à retenir
RETENEZ QUE
L’entreprise, dans son ensemble, doit en permanence évaluer ses performances et s’assurer des objectifs qu’elle s’est fixés.
La notion de contrôle intègre :
- L’idée de » surveillance » justifiée par un souci de protection et de sauvegarde du patrimoine;
- L’idée de détection des erreurs et des fraudes;
- La volonté de cohésion d’ensemble;
- La mesure des performances et l’observation de leur évolution;
- L’idée de vérification des conditions d’exécution des décisions.
Cette exigence de surveillance est parfois imposée de l’extérieur pour s’assurer du respect par l’entreprise de ses obligations légales et réglementaires.
Le contrôle exerce alors, de manière plus large, une fonction essentielle de régulation des organisations, car :
- Il permet de passer à la vérification des conditions d’exécution des décisions de la direction, du respect des procédures existantes et de la validité des informations diffusées ;
- Il permet de mesurer les écarts entre les performances observées et celles attendues.
Par un ensemble de dispositifs de contrôle régulier et efficace, l’entreprise peut réagir pour corriger d’éventuelles dérives dans l’application des instructions de la direction et ou résorber les écarts constatés en termes de performances.
Les responsables cherchent ainsi à garder une maîtrise totale de l’organisation :
- Soit par un système de contrôle rétroactif mettant l’accent sur ce qui s’est déjà réalisé;
- Soit par un système de contrôle préventif permettant de prendre les mesures nécessaires avant même de voir les résultats;
- Soit par un système de contrôle en temps réel.
Bibliographie
- L’entreprise Libérée » T. PETERS, édition DUNOD 1993.
- L’entreprise Réinventée » les éditions d’ORGANISATION, 1995.
- Organisation et Gestion de l’Entreprise » édition NATHAN , 1997. « Economie
et Gestion de l’Entreprise » C.BUSSENAULT et M.PRETET édition VUIBERT, 1995.
« La Gestion Stratégique d’Entreprises» M. COTE, édition G.MORIN, 1995.
- Le Chaos Management » T.PETERS, inter édition, 1992.
- Haute Performance » C.GARFIELD, l’Expansion HACHETTE, 1992.
- La Stratégie » M.MARCHESNAY Collection MARKETING et STRATEGIES , CHOTARD et ASSOCIES , éditeurs 1986.
- La Gestion Dynamique : Théories et Cas » P.BERGERON, édition G.MORIN,1995.
Encyclopédie de l’Economie et de la Gestion, édition HACHETTE 1994.
Dictionnaire de l’Economie et des Sciences Sociales J.Y CAPUL et O.GARNIER, édition HATIER , 1996.
Dictionnaire de l’Economie et des Sciences Sociales C.D ECHAUDEMAISON, édition NATHAN 1993.
Revues Tunisiennes:
- L’Economiste,
- Le Manager,
- L’Expert,
- La Revue de l’Entreprise.
Revues Etrangères:
- Le Dirigeant,
- Capital,
- Management.