La comptabilité analytique est l’outil indispensable d’une bonne gestion par affaire. Contrairement à la comptabilité générale, elle ne concerne pas seulement les comptables, mais surtout les cadres et chefs de projets.
Afin d’intégrer efficacement l’ensemble des processus de l’entreprise, ilfaut un référentiel commun à chaque utilisateur, service ou document. Dans Open ERP, cette base commune est fournie par la comptabilité analytique.
La comptabilité analytique est souvent présentée comme un outil d’aideaux décisions stratégiques de l’entreprise. Mais, de par les informations qu’elle centralise, la comptabilité analytique dans Open ERP est devenue un véritable outil de gestion, au centre de la plupart des processus du système.
Il y a plusieurs raisons à cela :
• La plupart des opérations de l’entreprise étant automatiquement reportées dans la comptabilité, celle-ci est donc le reflet complet de l’activité de gestion.
• Contrairement à la comptabilité générale, sa structure n’est pas régie par des obligations légales ; chaque entreprise peut donc l’adapter à ses propres besoins.
En effet, alors que la structure du plan de comptes général est imposée par la loi, celle du plan de comptes analytique est construite pour répondre au mieux aux besoins de l’entreprise.
Tout comme dans la comptabilité générale, on trouve des écritures analytiques dans les différents comptes du plan analytique. Chaque écriture analytique peut être ou non liée à une écriture générale.
Inversement, une écriture générale est en contre partie liée à une, plusieurs (ou aucune !) écritures analytiques correspondantes.
Nous illustrons par la suite les nombreux avantages de cette représentation indépendante. Pour les plus curieux, en voici déjà quelques-uns :
• Cela permet la réalisation d’opérations diverses analytiques.•
On peut modifier à volonté le plan analytique en cours d’exercice, enraison de son indépendance.
• On évite une inflation du nombre des comptes à créer.
• Les entreprises qui n’utilisent pas la comptabilité générale d’Open ERP peuvent quand même utiliser les fonctions analytiques pour leur gestion.La comptabilité analytique est un outil puissant que l’on peut utiliser de différentes façons. Tout l’art est de parvenir à créer sa propre structure analytique du plan de comptes correspondant aux besoins propres del’entreprise.
À chaque entreprise son plan analytique
Afin d’illustrer précisément l’utilité de la comptabilité analytique, nous allons en présenter trois cas d’utilisation, dans trois types d’entreprise différents :
- une entreprise de production industrielle ;
- un cabinet d’avocats ;
- une société de services en informatique.
Cas no1 : une entreprise de production industrielle
Dans les industries, il est fréquent de trouver un plan de comptes analy-tique structuré en départements et en produits.L’objectif est alors d’analyser les coûts, les ventes et les marges, pardépartement et par produit.
Le premier niveau de structure est constituédes différents départements et les niveaux suivants représentent les grandes gammes de produits fabriqués par l’entreprise.
La structure du plan de comptes analytique adopte alors une représentation similaire à celle de l’exemple ci-après.
Dans son utilisation journalière, il convient donc d’indiquer sur chaque facture d’achat le compte analytique pour lequel les frais sont engendrés. Lorsque cette facture sera validée, elle va automatiquement générer les écritures générales et analytiques correspondant à cet achat. Pour chaque écriture de charge est alors créée une (ou plusieurs) écriture analytique du même montant, afin de la relier au département qui a engendré cet achat.
Cas no2 : un cabinet d’avocats
Les cabinets d’avocats adoptent généralement une gestion par affaire, où chaque affaire représente un dossier client. L’ensemble des charges et produits est alors attaché à une affaire donnée.
Ce qui préoccupe principalement un cabinet d’avocats, c’est la facturation des heures prestées, et la rentabilité par affaire et par employé.
Les mécanismes d’encodage des prestations seront présentés en détail dans le chapitre suivant. Tout comme la plupart des processus du système, les heures prestées sont intégrées à la comptabilité analytique. En effet, lorsqu’un employé encode une prestation de quelques heures, cela génère automatiquement les écritures analytiques correspondant au coût de la prestation, sur l’affaire concernée. Ce coût horaire est fonction du salaire de l’employé.
Un cabinet d’avocats optera donc pour une représentation analytique, qui reflète la gestion du temps de travail des employés et des différentes affaires attachées aux clients.
L’ensemble des dépenses et des ventes est alors attaché à une affaire. Cela donne la rentabilité de chaque affaire et, à un niveau global, de chaque client.
Les prestations sur les différents dossiers sont un peu particulières. En effet, elles ne correspondent à aucune écriture de la comptabilité générale et ne proviennent pas de factures d’achats ou de ventes. Elles sont représentées par des opérations analytiques diverses qui n’ont pas de contrepartie dans la comptabilité générale. Celles-ci sont effectuées sur la base de l’estimation du coût horaire de l’employé. Ces écritures sont automatiquement créées grâce aux feuilles de prestations.
En fin de mois, lorsque vous payez les salaires et les charges sociales, vous les intégrez dans la comptabilité générale, sans contrepartie dans la comptabilité analytique, car celle-ci a déjà pris en compte les coûts relatifs aux prestations. Un rapport croisé entre comptabilité analytique et comptabilité générale vous permet alors de comparer les montants et de réajuster éventuellement votre estimation du coût horaire par employéen fonction du temps réellement travaillé.
Cas no3 : une société de services en informatique
La plupart des sociétés de services en informatique sont confrontées aux problématiques suivantes :
- lanification des projets;
- facturation, rentabilité et suivi financier des projets ;
- gestion des contrats de support.