Utilisation de Microsoft Access

Ce cours est destiné aux utilisateurs de Microsoft Access 97, 2000, XP et Microsoft Access 2003. Microsoft a tellement remanié l’interface d’Access 2007 que vous risquez bien de ne pas pouvoir suivre ce cours correctement. Vous pouvez voir aussi le Cours Miscrosoft Access 2010

  • Maîtriser les fonctionnalités de l’interface de travail de Microsoft Access
    • L’environnement Windows
  • Microsoft Access obtient ses paramètres de Windows pour les formats de date, de nombres, etc.
  • Dans Panneau de configuration –> Paramètres régionaux , définir:
    • date sous forme aaaa-mm-jj (2001-01-01)
    • clavier français ou anglais
    • symbole décimal est . ou ,
    • format $
    • format des champs numériques
    • La ligne de Menu
      • Notez que c’est l’interface standard Windows –
        • À partir de Fichier, dans le Menu, on peut:
        • Créer une nouvelle BD
        • Ouvrir une BD existante
        • Fermer la BD

ligne de Menu microsoft access

  • L’aide
    • Index
      • manuel de référence
      • explique les commandes
    • Rubriques d’aide
      • tutoriel
      • explique les techniques, les notions de bases de données, de table, etc.
    • Par exemple, allez voir Aide pour “Créer une table”
      • ?

Microsoft-Access-aide

  • Description des objets
    • Table
      • ensemble de données sur un sujet, une chose, un objet
      • représentation en Microsoft Access de l’entité dans le modèle E-R
      • Eg: Etudiant, Prof, Cours, Programme
      • La table est visualisée sous forme de ligne et de colonnes comme un tableur

Microsoft-Access-table

      • Requête
        • interrogation enregistrée
        • spécifie les champs qu’on veut voir, le format et les critères de sélection des enregistrements
        • Eg: affiche l’information de tous les étudiants qui se sont inscrit avant le 1er septembre 1996 – la question est sauvegarder sous forme de Requête (comme un programme)

Microsoft-Access-requete

  • Formulaire
    • document visuel (à l’écran) qui permet de formatter l’affichage et la saisie de données dans une table

Microsoft-Access-formulaire

  • État
    • document imprimé;, équivalent du formulaire, pour formatter la présentation des données

Microsoft-Access-etat

      • Création d’une table
        • Par Assistant – “Microsoft Access Wizard”
          • utiliser table exemple
          • modifier champs et propriétés
          • pas “custom” au départ
      • Table vierge
        • on définit toute la table soi-même
        • meilleur apprentissage
        • suivre Dictionnnaire de données qu’on a créé
        • identifier clé primaire – **TRÈS IMPORTANT**
          • champ qui identifie chaque enregistrement de façon unique – habituellement on crée un nouveau champ “Numero….” – ne peut pas être Nom, Adresse, etc.
          • il ne peut y avoir de doublons (deux enregistrements avec le même numéro) dans le champ qui est considéré comme clé primaire
          • le champ ne peut pas être laissé vide
        • entrer nom, type de chaque champ
        • entrer propriétés de chaque champ
        • sauvegarder

Microsoft-Access-cle-primaire

    • Données de test
      • on entre 10-20 enregistrements représentatifs
      • couvrir toutes les possibilités
        • sexe H et F
        • prov ON et QC
        • plusieurs programmes: 1014, 1001, 1046
      • LE BUT DES DONNÉES DE TEST EST DE FAIRE PLANTER LE SYSTÈME!
        • il faut couvrir toutes les erreurs possible
Utilisation de la feuille de données

La base de données Livres2.mdb contient des tables de données de test que vous pourrez adapter.

Vous pouvez récupérer livres2.mdb (196K)

ou ici pour livres2.zip (31K).

On entre des données dans les colonnes identifiées dans la structure de la table.
On travaille avec la feuille au moyen de la barre de menu et des boutons. Il est recommandé de personnaliser la présentation en partant.
Dans le menu: Outils –> Personnaliser… et Options…

Microsoft-Access-personaliser-presentation-feuille

On peut changer l’ordre des colonnes comme on veut.
On peut changer l’ordre des enregistrements au moyen des boutons de Tri:

Microsoft-Access-changer ordre des colonnes

On peut fixer certaines colonnes en place:

Microsoft-Access-figer les colonnes

Les changements s’éffectues en plaçant le curseur sur le champ et en remplaçant l’information.

Pour effacer, choisir l’enregistrement et faire Delete

Pour imprimer le contenu de la feuille, faire Imprimer ou Aperçu avant impression à partir du Menu.

Il est parfois utile, pour simplifier la présentation de l’imprimé, de masquer certains champs.
On utilise Format –> Masquer du Menu:

Microsoft-Access-masquer-les-colonnes

Microsoft-Access-table-etudiant

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