Excel 2007 Macros automatiques et formats personnalisés

MACROS ET FORMATS PERSONNALISES – EXCEL 2007

Ici nous abordons le sujet des macros automatiques, celles que nous concevons en visuel à l‛aide des boîtes de dialogues. Les macros programmées en VBA seront bientôt ajoutées sur le site.

Les macros permettent d‛automatiser les actions et de personnaliser l‛environnement de travail. Imaginez que dans vos tâches quotidiennes vous répétiez toute une série d‛actions par le biais des menus et des barres d‛outils. Pour des raisons de confort, de rapidité et d‛homogénéité, il est ju-dicieux de regrouper ces actions sous forme d‛un bouton qui permette, une bonne fois pour toutes, d‛exécuter toute la série automatiquement et à la vitesse du processeur.

L‛exercice que nous vous proposons ici propose d‛appliqeur un format Kg aux poids des fruits dans la colonne Poids. Une unité de mesure telle que le Kg ne doit jamais être saisie dans la cellule sous peine de transformer son contenu en texte. Dès lors les calculs sur les valeurs ne sont plus possi-bles. Un format doit toujours être appliqué. Lorsqu‛il n‛existe pas, il doit être créé.

Vous trouverez le classeur Excel dans le dossier Sources.

Procédure: :

Nous allons appprendre à créer un format personnalisé, le Kg ici. En déclinant cette méthode, vous saurez désormais créer n‛importe quel autre format. Ensuite, plutôt que de l‛appliquer di-rectement sur les poids des fruits, nous proposons de créer une Macro qui par clic sur un bouton applique ce format aux cellules sélectionnées. Nous faisons ainsi d‛une pierre deux coups.

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FORMAT PERSONNALISÉ – UNITÉ KG

  • Placez vous dans une cellule vide,
  • Tapez la valeur 100,
  • Validez par Ctrl + Entrée.

Vous conservez ainsi la cellule active.

  • Dans la barre d’outils Accueil, déroulez le menu Format,

Il est situé sur la droite de la barre d‛outils.

  • Dans le menu, cliquez sur Format de cellule,

Vous affichez ainsi la boîte de dialogue Format de cellule.

  • Activez l’onglet Nombre,
  • Sélectionnez la catégorie Personnalisée dans la liste de gauche.

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Dans la liste de droite s‛affichent tout un tas de codes assez compliqués à interpréter. Retenons que les deux formats numériques standards utilisés par Excel sont les suivants : # ##0 et # ##0,00. Le premier correspond à un format numérique sans décimale. Le second est identique mais avec décimales. Nous allons emprunter l‛un de ces formats et le compléter pour en faire un format per-sonnalisé, le Kg.

● Sélectionnez le format # ##0 dans la liste de droite,

Il s‛affiche alors dans la zone de saisie Type juste au dessus.

  • Cliquez dans cette zone Type juste après le 0 pour compléter le format,
  • Ouvrez un guillement (Touche 3 du clavier),
  • Réalisez un espace (pour séparer l’unité du nombre),
  • Tapez Kg,
  • Puis fermez les guillemets (Touche 3 du clavier),
  • Validez en cliquant sur Ok.

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Voilà vous venez de créer le format Kg et vous remarquez qu‛il est appliqué à la cellule restée active. Constatons que le format a bien été appliqué, la cellule 100 Kg étant sélection-née :

  • Consultez le contenu de la barre de formule au dessus de la feuille Excel.

Vous remarquez qu‛il est écrit 100 et non 100 Kg. La barre de formule transcrit le contenu exacte de la cellule. En effet nous avons tapé 100 et appliqué le format Kg. Son contenu exact est donc 100. S‛il est écrit 100 Kg, cela signifie que la cellule est considérée comme du texte par Excel.

But de l‛opération maintenant, créer une macro permettant de reproduire ce format par un bou-ton. En effet si nous devons chaque fois reproduire toute cette série d‛actions pour appliquer le Kg, la tâche s‛avère fastidieuse.

La création de la macro se déroule en deux grandes étapes. La première consiste à simuler les ac-tions qu‛Excel va enregistrer pour les automatiser dans le but de les reproduire. Ainsi nous allons lui montrer comment nous faisons pour appliquer le format Kg et lui, va apprendre. La seconde étape consiste à créer le bouton pour matérialiser la macro. L‛utilisateur n‛aura plus qu‛à cliquer dessus pour appliquer le format comme il le fait déjà pour l‛Euro.

CRÉATION DE LA MACRO – ENREGISTREMENT

  • Placez vous dans une cellule vide,
  • Cliquez sur l’onglet Affichage en haut de la fenêtre Excel pour afficher la barre d’outils du même nom,
  • Sur la droite, déroulez le bouton Macros,

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  • Cliquez sur Enregistrer une macro,

Avant de suivre ces actions, Excel vous demande quelques précisions comme le nom de la macro et son emplacement pour la sauvegarder.

  • Tapez Kilogrammes dans le champ Nom de la Macro,

Attention à ne jamais mettre d‛espace dans les noms de macros. Evitez de même tous les carac-tères latins (Apostrophes, accents,etc…).

  • Conservez la liste Enregistrer la macro dans sur Ce classeur,

Ainsi la macro existe avec ce classeur. Son utilisation en dehors ne sera pas possible. Si vous souhaitez que votre macro soit disponible pour toutes les utilisations à venir d‛Excel, choisissez classeur de macros personnelles qui correspond au modèle Excel.

● Cliquez sur Ok.

A PARTIR DE MAINTENANT SUIVEZ PLUS SCRUPULEUSEMENT QUE JAMAIS LES INS-TRUCTIONS.

En effet, Excel nous enregistre et reproduira à l‛identique les actions. Donc ne cliquez pas dans une cellule d‛une classeur, sinon Excel la mémorise et la macro se reproduira uniquement sur cette cellule. Nous devons nous concentrer strictement sur ce que la macro doit savoir faire, soit appli-quer le format Kg.

  • Cliquez sur l’onglet Accueil pour afficher la barre d’outils du même nom,
  • Comme tout à l’heure, déroulez le bouton Format,
  • Cliquez sur la rubrique Format de cellule,
  • Dans la boîte de dialogue activez l’onglet Nombre,
  • Sélectionnez la catégorie Personnalisée,
  • Déroulez la liste de droite tout en bas,
  • Cliquez sur votre format Kg précédemment créé,
  • Cliquez sur Ok.

La macro étant terminée, sans autre action intermédiaire, nous devons arrêter l‛enregistrement.

  • Cliquez sur l’onglet Affichage pour afficher sa barre d’outils,
  • Déroulez le bouton Marcos,
  • Cliquez sur Arrêter l’enregistrement.

La première phase est terminée. Maintenant nous devons matérialiser la macro par un bouton.

CRÉATION DU BOUTON DE LA MACRO

Les barres que nous nommons depuis tout à l‛heure barres d‛outils se nomment Rubans depuis la version 2007 d‛Excel. Ainsi on parle du ruban Accueil, du ruban Affichage…Au dessus de ces ru-bans, vous notez la présence de petits boutons Enregistrer, Annuler, Reproduire…

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Ces boutons appartiennent à la barre d‛Accès ra-pide. C‛est son nom. Juste à droite de cette barre, vous notez la présence du flèche isolée dirigée vers le bas.

  • Cliquez sur cette flèche,
  • Puis cliquez sur Autres commandes dans la liste,

La boîte de dialogue Options Excel s‛affiche.

  • Sélectionnez la rubrique Personnaliser,
  • A l’aide de la première liste déroulante, choisissez

Macros,

Votre macro Kilogrammes apparaît dans la liste de vos macros. Il se pourrait bien qu‛elle soit seule !

  • Sélectionnez votre macro,
  • Cliquez sur le bouton Ajouter au milieu,
  • En bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Modifier,
  • Choisissez une image pour votre bouton,
  • Cliquez sur Ok,
  • Puis cliquez de nouveau sur Ok pour valider la boîte de dialogue,

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Votre macro apparaît dans la barre d‛accès rapide au dessus des rubans.

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Il ne reste plus qu‛à la tester.

  • Sélectionnez les nombres de votre tableau (D8 à D11),
  • Cliquez sur votre bouton.

Tous les poids sont effectivement formatés en Kg en un seul clic. C‛est très confortable pour les actions à venir.

● Réalisez la somme automatique pour afficher le total.

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Bien sûr, comme il s‛agit d‛un format Excel est capable de manipuler ces nombres et fournit le résultat.

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