Excel 2007 Listes déroulantes et règles de validités

LISTES DÉROULANTES ET RÈGLES – EXCEL 2007

Dans cette partie nous allons apprendre à créer des listes déroulantes de choix dans les cellules Excel. Nous verrons aussi comment contrôler la saisie de l‛utilisateur pour le guider et l‛empêcher de saisir de données erronées. On se rapproche de la philosophie Progiciel d‛entreprise.

Vous trouverez le classeur dans le dossier Source.

Le classeur est très simple. Il s‛agit d‛une gestion de stock basique. Le tableau présente deux colonnes. La première pour les articles en stock et la seconde pour leur quantité respective. La première colonne doit être remplie à l‛aide d‛une liste déroulante pour empêcher la saisie d‛arti-cle n‛existant pas. La seconde ne doit autoriser que la saisie de nombres entiers positifs puisqu‛il s‛agit de quantités.

CRÉATION D‛UNE LISTE DÉROULANTE

Il existe une contrainte à la création des listes de choix. La source de données de la liste doit être présente sur la même feuille quitte à la masquer par la suite. C‛est pourquoi sont listés en colonne I quelques articles. Avant de créer une liste de choix, vous devez sélectionner les cellules concernées.

  • Sélectionnez les cellules des articles (C11 à C15),
  • Activez le ruban Données en haut de la fenêtre Excel,
  • Déroulez le bouton Validation des données,
  • Puis cliquez sur Validation des données,

L‛onglet Options de la boîte de dialogue doit être actif. La zone Autoriser propose de définir dif-férentes règles de validité selon le contenu des cellules. Nous y reviendrons.

  • Déroulez la liste Autoriser,
  • Cliquez sur Liste,
  • Cliquez ensuite dans la zone source pourl’activer,
  • Puis sélectionnez les articles de la colonne I (I3 à I7),
  • Validez en cliquant sur le bouton Ok.

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Une liste déroulante n‛est visible que lorsque la cellule est active.

● Utilisez cette liste pour remplir les 5 cellules de la colonne,

Maintenant il convient de masquer les données sources. Nous ne pouvons pas les supprimer. La liste déroulante perdrait alors son lien et serait vide.

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  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’étiquette de colonne I,
  • Dans le menu contextuel, cliquez sur Masquer,

Les données sont bien masquées et non supprimées en atteste le saut dans l‛énumération des éti-quettes de colonnes de H à J.

Remarque : Pour afficher une colonne masquée, il suffit de sélectionner les deux étiquettes de part et d‛autre (H et J ici), de réalliser un clic droit sur la sélection et de choisir afficher dans le menu contextuel.

RÈGLES DE VALIDITÉ

Pour éviter toute erreur et toute confusion, nous allons interdire toute saisie qui ne serait pas un nombre entier positif, dans la colonne Quantité. Et pour parfaire le tout, nous afficherons un message d‛explication si malgré tout l‛utilisateur tente de saisir autre chose. Nous devons com-mencer par sélectionner les cellules concernées.

  • Sélectionnez les cellules de la colonne Quantité (D11 à D15),
  • Déroulez le bouton Validation des données,
  • Puis cliquez sur Validation des données,

Le fait de cliquer directement sur le bouton Validation des données conduit au même résultat.

  • Déroulez la liste Autoriser,
  • Cliquez sur Nombre entier,
  • Dans la zone Données, choisissez l’opérateur Supérieur à,
  • Dans la zone Minimum, tapez 0.

Le paramétrage est explicite. Ne sont autorisés que les nombres entiers positifs dans ces cellules.

Pas de décimales et pas de texte.

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  • Cliquez sur Ok pour valider,

Testons maintenant cette règle.

  • Tapez le chiffre 8 dans la première cellule et validez,

Pas de souci, il s‛agit bien d‛un nombre entier.

  • Maintenant, tapez 5,6 dans la cellule du dessous,

Un message d‛erreur apparaît. Ne vous y trompez pas. Le bouton Réessayer vous donne seulement une chance de corriger l‛er-reur et certainement pas de forcer le passage. C‛est ce qu‛indique cette icône rouge sur la boîte de dialogue. Vous n‛avez d‛autre choix que de corriger ou d‛annuler la saisie. Dans ce contexte, la saisie des données est dorénavant plus sûre. Le message par défaut n‛est pas très clair, voyons comment le personnaliser.

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PARAMÉTRER LES MESSAGES D‛ALERTES

Nous souhaitons associer un message d‛explication clair à notre règle de validité à la place du message proposé par défaut.

  • Sélectionnez de nouveau les cellules de la colonne Quantité (D11 à D15),
  • Cliquez sur le bouton Validation des données du ruban Données,

L‛onglet Options est actif par défaut.

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  • Activez l’onglet Alerte d’erreur,
  • Saisissez un titre,
  • Saisissez le message d’erreur,

De même et comme le propose la figure ci-contre, vous avez le choix entre trois styles d‛icônes. Il ne s‛agit pas seulement de styles graphiques. Chaque icône a une signification.

Arrêt (Icône rouge) : Critique, empêche l‛utilisateur de continuer tant que le problème n‛est pas corrigé (Doit être conforme à la règle).

Avertissement (Icône jaune) : Comme son nom l‛indique, il n‛est pas conseillé de forcer la saisie actuelle mais si l‛utilisateur insiste, il peut passer.

Information (Icône blanche) : Comme son nom l‛indique, message à titre d‛information, aucune barrière ici.

Bien sûr nous conservons l‛icône rouge d‛arrêt critique car seuls les nombres entiers positifs sont cohérents.

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  • Validez la boîte de dialogue en cliquant sur Ok,
  • Tentez de saisir 8,2 dans l’une des quantités,

Votre message personnalisé apparaît.

Il est même possible de donner des indications à l‛uti-lisateur avant la saisie pour réduire au maximum les risques d‛erreurs.

LES MESSAGES DE SAISIE

  • Sélectionnez de nouveau les cellules de la colonne Quantité (D11 à D15),
  • Cliquez sur le bouton Validation des données du ruban Données,

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  • Activez l’onglet message de saisie,
  • Laissez vide la zone Titre,
  • Tapez uniquement Veuillez saisir un nombre entier dans la zone Message de saisie,
  • Validez par Ok,
  • Cliquez sur l’une des cellules de quantités,

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Vous remarquez qu‛une info-bulle apparaît vous donnant l‛explication à suivre avant la saisie. Si avec tous ces paramètres l‛utilisateur trouve en-core le moyen de se tromper, c‛est qu‛il y met du coeur !!

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