Un état Microsoft Access est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise sur papier. Il est possible de ressortir une synthèse à partir de ces données qui seraient plus difficiles d’avoir autrement. En plus, il est plus facile de trier et de regrouper l’information sur des champs pertinents de notre base de données Access.
Utilisation d’un état
- L’état est un rapport imprimé des données de la base
- Comme le formulaire, l’état peut être basé sur une table ou sur une requête
- Contrairement au formulaire, l’état sert de sortie seulement – on ne peut pas modifier les données au moyen de l’état
Les types d’états
Access peut vous aider lors de la création d’états.
| Standard: | Pour montrer les enregistrements de la base de données sous forme de rapport. |
| Graphique: | Pour représenter graphiquement les enregistrements de la base de données. |
| Étiquettes: | Pour préparer des étiquettes pour du publipostage ou une conférence. |
Création d’un état
- L’éditeur d’états est très semblable à l’éditeur de formulaires
- Il faut d’abord savoir si une sélection d’enregistrements est requise – si oui, on crée la requête appropriée
- On peut utiliser l’Assitant pour créer un état de départ
- À moins d’avoir à montrer tous les champs, il est préférable de ne pas utiliser l’état instantané car il nécéssitera beaucoup plus de manipulation
- La forme normale d’un état est la forme tabulaire – si possible, on essaie d’imprimer un enregistrement par ligne – parfois il faut 2-3 lignes par enregistrement si on a trop de champs
- Les titres, parfois la date et le # de page, vont dans la zone d’en-tête de page
- La zone détail contient les détails des enregistrements
- Les totaux s’impriment dans la zone de pied
La mise-en-page
- L’en-tête d’état sera imprimé seulement une fois, à la première page
- Les étiquettes dans l’en-tête de page ne sont pas nécessairement les noms de champs ou les légendes
- Les étiquettes et les contrôles dans la zone détail doivent être alignés
- On ne se préoccupe pas de couleurs puisque l’état est presque toujours imprimé en noir et blanc
- On peut inclure des lignes (horizontales ou verticales) dans un état pour séparer les enregistrements – cependant, cela gaspille de l’espace – si on doit imprimer 4,000 enregistrements et la mise en page en accomode 10 par page, on produira 400 pages!
- Avec orientation portrait, la largeur du texte imprimé sur une page est de 16cm (6½ po.) – avec orientation paysage, on imprime environ 22cm (9 po.) mais, moins de lignes par page
Utiliser une Requête
Pour obtenir des calculs dans un État il faut tout d’abord créer une Requête:
Ensuite, avec l’Assistant État, on génère un état à partir de la requête, on fait la mise-en-page appropriée et on obtient le résultat final: