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Utilisation du Formulaire

• Rappel: la Table est le seul objet qui contient des données réelles – la Requête est une table virtuelle, elle affiche des données de la Table d’une autre façon – le Formulaire peut être basé sur une Table ou sur une Requête
• Le formulaire est utilisé de la même façon que la feuille de données de la table ou de la requête: on peut insérer des données, les modifier, les supprimer ou seulement les lire
• Quand on change les données dans un formulaire ou dans une requête, les données sont automatiquement changées dans la table

Les Propriétés

• Chaque partie du formulaire: zone, contrôle, étiquette, etc, possède sa propre liste de propriétés
• Par exemple, pour afficher un background dans le formulaire, on regarde les propriétés de l’objet Formulaire et on modifie celles qui taîtent de l’image

• Lorsque la fenêtre de Propriétés est ouverte, il faut noter l’objet référé: il est indiqué sur la ligne titre de la fenêtre

Il est important de noter qu’absolument tout ce qui décrit chaque contrôle est inscrit dans les propriétés (taille, couleur, position, etc) – même s’il n’est pas nécessaire de mémoriser la fonction de chaque propriété, certaines sont plus importantes

• Nom…. le nom interne donné au contrôle – pas important pour le moment mais, il servira lorsqu’il faudra écrire du code et manipuler un contrôle par programmation
• Source contrôle… essentiel – identifie le champ qui contient la donnée qui sera affichée dans ce contrôle
• Format… optionnel – sert à déterminer la forme d’affichage des données – par exemple, > spécifie que le champ sera toujours affiché en majuscules – voir Aide-Propriétés-Format pour la liste des codes
• Masque de saisie… optionnel mais très utile – sert à formatter les données saisies dans un contrôle – aide à rendre le formulaire plus convivial – par exemple, on utiliserait >L0L 0L0 pour un code postal (majuscules, lettre, chiffre, lettre, espace, chiffre, lettre, chiffre) ou (000) 000-0000 pour saisir un numéro de téléphone – voir Aide-Propriétés-Masque de saisie pour la liste des codes plus détaillée

Caractère	Description

0	Chiffre (0 à 9, saisie obligatoire; 
	   signes plus [+] et moins [-] non autorisés).
9	Chiffre ou espace (saisie facultative;
	    signes plus et moins non autorisés).
#	Chiffre ou espace (saisie facultative; 
	   blancs convertis en espaces, 
	   signes plus et moins autorisés).
L	Lettre (A à Z, saisie obligatoire).
?	Lettre (A à Z, saisie obligatoire).
A	Lettre ou chiffre (saisie obligatoire).
a	Lettre ou chiffre (saisie facultative).
&	Tout caractère ou espace (saisie obligatoire).
C	Tout caractère ou espace (saisie facultative).
.  ,  :  ;  -  /	Virgule décimale et séparateurs 
	des milliers, de date et d'heure. 
<	Implique la conversion en minuscules 
	de tous les caractères qui suivent.
>	Implique la conversion en majuscules 
	de tous les caractères qui suivent.
!	Implique le remplissage de droite à gauche
	du masque de saisie, plutôt que l'inverse, 
	si les caractères situés dans la partie 
	gauche du masque de saisie sont optionnels. 
	Le point d'exclamation peut figurer à 
	n'importe quel endroit du masque de saisie.
\	Implique l'affichage du caractère qui suit
	comme caractère d'affichage littéral. 
	Sert à afficher tout caractère compris dans
	ce tableau comme caractère d'affichage littéral 
	(par exemple, \A s'affiche sous la simple forme A).
Mot de passe	L'attribution de Mot de passe à la propriété 
	Masque de saisie (InputMask) crée une zone de texte
	 de saisie de mots de passe. 
	Tout caractère tapé dans cette zone de texte est stocké 
	sous cette forme mais s'affiche sous forme d'astérisque (*).

Exemples de masques de saisie

Masque de saisie	Exemples de valeurs

(000) 000-0000			(206) 555-0248

(999) 000-0000!			(206) 555-0248
				(   ) 555-0248

(000) AAA-AAAA			(206) 555-TELE

#999				-20
				2000

>L????L?000L0			GREENGR339M3
				MAY  R 452B7

>L0L 0L0			T2F 8M4

00000-9999			98115-
				98115-3007

>L<??????????????		Maria
				Brendan

ISBN 0-&&&&&&&&&-0		ISBN 1-55615-507-7
				ISBN 0-13-964262-5

>LL00000-0000			DB51392-049

• Lorsque l’utilisateur travaille avec le formulaire, il utilise presque toujours le clavier (ce n’est pas efficace d’avoir à changer du clavier à la souris pour bouger le curseur) – le saut d’un champ à l’autre se fait au moyen de la touche <TAB> – l’ordre des champs activés quand on fait <TAB> s’appelle l’ordre de tabulation (Tab Order) – lorsqu’on a fini de déplacer les contrôles sur le formulaire on doit finaliser l’ordre de tabulation pour que la navigation dans le formulaire s’éffectue de gauche à droite et de haut en bas – on trouve la fonction dans la barre de menu –> Affichage –> Ordre de tabulation

• Notez que ces propriétés ont les mêmes fonctions que ce que nous avons étudié lors de la création des tables – les propriétés seront assignées aux champs dans le formulaire à partir de l’information contenue dans la définition de la table. Cependant, plus tard vous verrez qu’il est possible d’attacher une table externe à une base de donnée et dans ce cas les propriétés de la table ne seront pas transférer automatiquement; vous devrez les assigner dans le formulaire.Un autre avantage d’utiliser un formulaire c’est que l’utilisateur peut faire ses propres recherches sur la table sans avoir à créer des requêtes.

On utilise les outils pour filtrer et pour recherche de la barre d’outils:

Les Formulaires

Les formulaires servent à mieux présenter l’information qui se retrouve dans les différentes tables. Il est aussi plus “convivial” ou pratique d’entrer l’information dans un formulaire que directement dans une table ou une requête. Aussi, il est possible d’afficher seulement les champs qui sont nécessaires à l’écran. Il est aussi possible de “verrouiller” un champ. Ceci permet à l’utilisateur du formulaire de voir le contenu d’un champ mais pas de le modifier. Comme pour une requête, il est possible d’avoir des champs calculés pour accomplir des calculs tel que pour des sous totaux ou des taxes. La liste des fonctions d’Access vous permet d’accomplir beaucoup plus que de simples calculs.

Nouvelle base de données

Pour les cours qui suivent nous allons développer une nouvelle base de données pour gérer un Magasin de location de vidéo.
La première tâche est de modéliser l’application, ce que nous allons faire en classe.
Ensuite vous devrez créer les tables et y mettre des données afin de pouvoir suivre les exemples.
Notez qu’on commence avec 2 entités: Clients et Films. Par la suite nous en ajouterons des nouvelles à mesure que le besoin s’imposera.

Lors de la modélisation, et de la création de la table, nous allons y inclure toutes les fonctions qui nous faciliteront la vie plus tard. Nous allons identifier toutes les Légendes, Valeurs par défaut, Validations et Zones de liste que nous pourrons utiliser avec les autres objets tels: Formulaires et États.

La base de données Livres2.mdb contient des tables de données de test que vous pourrez adapter.
Vous pouvez récupérer livres2.mdb (196K)
ou ici pour livres2.zip (31K).

Nouvel objet: le formulaire

• L’objet Formulaire
  • Présentation plus claire que la feuille de données
  • Sert pour entrer, modifier, supprimer des enregistrements
  • Outil de travail à l’écran – c’est le produit que l’utilisateur va voir – important qu’il soit clair, ergonomique, pratique, exact

Création du formulaire

• Décider si une sélection d’enregistrements doit être faite – en créant le formulaire on peut sélectionner les champs mais, on ne peut pas sélectionner les enregistrements – il faut créer une Requête sélection d’abord et baser le formulaire sur la requête
• Choisir le format de formulaire
  • Colonne simple – une page par enregistrement – les champs les uns sous les autres – facile à modifier
  • Tabulaire – lignes et colonnes, comme un tableau – utiliser pour grandes quantités de données
  • Graphique – histogramme, tarte, etc.

Utiliser l’Assistant Formulaire

• Choisir Table/Requête source
• Choisir format
• On peut choisir Formulaire instantané pour création rapide

 

• Modifier le formulaire pour qu’il aie l’apparence voulue
  • Grandeur de l’écran
  • Position des contrôles
  • Alignement des contrôles
  • Si possible, tout sur un écran (éviter le scrolling)
  • Polices de caractères, taille, couleurs, etc.
  • Ordre de tabulation
  • Ergonomie
    • Science qui étudie les interfaces entre humains et machines
    • L’interface doit être confortable et convivial – pas de couleurs fluo, de caractères bizarres illisibles – il faut penser à l’utilisateur qui sera devant cet écran 8 heures par jour
    • L’interface doit être clair – légendes au lieu des noms de champs, explication des formats – eg: date sous forme (aaaa-mm-jj)
    • L’interface doit être exact – pas de fautes d’orthographe – IMPORTANT – l’image de l’entreprise en dépend
• Autre avantage du formulaire: on peut utiliser des contrôles plus efficaces comme les boutons, zones de liste, etc

Exercice à faire en classe

• Créer le formulaire à colonne simple pour la table Films
• Modifier le format du formulaire pour qu’il respecte toutes les règles énumérées ci-haut
• Ajouter des zones de liste modifiable pour les champs Format et Cote

 

Calculs avec des dates

• On peut comparer des dates avec les opérateurs de comparaison:
  < #1975-01-01# signifie: avant 1er janvier 1975
  #1980-01-01# > #1979-01-01# retourne VRAI
• Les fonctions NOW( ) et MAINTENANT( ) retournent le moment actuel, la date et l’heure
  La fonction DATE( ) retourne la date seulement
  La fonction TIME( ) retourne l’heure seulement
• On peut faire des calculs arthmétiques avec des dates, mais seulement en jours:
  #2004-02-02# + 3 retourne 2004-02-05
  maintenant( ) – 60 retourne la date 60 jours avant aujourd’huiPour faire des calculs avec des mois, années, etc., il faut utiliser les fonctions appropriées, comme la suivante:
• La fonction DATEDIFF(“interval”; date1; date2) retourne l’interval de temps entre 2 dates
  l’interval “j” retourne le résultat en jours
  l’interval “aaaa” retourne le résultat en années
  l’interval “m” retourne le résultat en mois
• La fonction INT( valeur) tronque un résultat en gardant seulement la partie entier:
  par exemple, 19.95 devient 19
• La fonction ROUND( valeur, n) arrondie le résultat à n chiffres après le décimal:
  par exemple, 19.9578354 devient 19.96
• Notez qu’on peut parfois faire des comparaisons d’âge sans calculer l’âge: plus la date est petite, plus la personne est vieille
  pour trier en ordre croissant d’âge, on affiche en ordre décroissant de date de naissance

Calculs dans une requête

• Dans requête sélection, calculer âge du client d’après sa date de naissance

• Choisir colonne pour expression

• Donner titre à colonne avec les deux points :

• À la place du nom de champ, écrire
  • Age: INT(DATEDIFF(“j”; [c_daten]; NOW( )) / 365.25)
  • Vous remarquerez peut-être que la fonction est écrite de façons différentes dans les exemples – si vous travaillez avec le logiciel français vous pouvez utiliser le nom français d’une fonction, DIFFDATE(), ou le nom anglais DATEDIFF() et Access le traduira en français – cependant, avec le logiciel anglais vous ne pouvez pas utiliser les noms français

• Notez que les noms de champs utilisés dans des calculs doivent être entre [  ]
  • Pour calculer Montant qui est le prix fois la quantité, où Prix et Quantite sont des champs de la requête
    • Créer colonne avec expression à la place du nom de champ
      • Montant: [Prix] * [Quantite]

Création d’un module

• Une autre technique, qui est encore plus exacte, consiste à créer un module.
• Le Module est un objet d’Access qui contient du code; le module n’a pas d’interface graphique; il sert à contenir les fonctions ou procédures qui sont utilisées par les autres objets de l’application.
• Le code dans un module peut être exécuté par n’importe quelle requête ou formulaire de l’application.

• Voici le code en texte:

  Option Compare Database
  Function Age(DOB As Variant)
      If IsDate(DOB) Then
          Age = DateDiff("yyyy", DOB, Now) + _
              (DateSerial(Year(Now), Month(DOB), Day(DOB)) > Now)
      End If
  End Function

Un peu plus sur les fonctions

• La fonction est écrite en Visual Basic
• On doit déclarer les paramètres qu’on passe à la fonction
• Le nom du paramètre n’est pas important – c’est le data type qui compte
  Les data types de base: String, Single, Double, Date, Boolean, Variant
• Le résultat final doit être mis dans une variable qui est le nom de la fonction
  Par exemple, si la fonction est Age( … ), le résultat final doit être: Age = ……

Requête Mise à jour

• Sert à faire des changements, corrections, modifications sur certains enregistrements de la table

• Contient seulement deux champs:
  • le champ qui détermine quels enregistrements seront modifiés (le critère)
  • le champ qui décrit le changement à faire (la mise à jour)

• On clique sur requête – nouveau

• On clique sur bouton m à j

• Pour augmenter le montant de frais de 15% pour ceux qui ne sont pas d’Ottawa

• • Critère: PAS Ottawa dans champ Ville
• • M à j: [Montant] * 1.15 dans champ Montant

• Peut aussi être faite par paramétrage

Requête suppression

• Cliquer sur requête nouveau
• Cliquer sur bouton supression

• Contient seulement un champ – le critère qui détermine lesquels seront supprimés

• Pour enlever tous ceux d’un programme quelconque qui n’ont pas payé:
  • Requête suppression
    • Champ: Paye Critère: Non
    • Champ: Programme Critère: paramètre de sélection
    • Répondre oui à demande de vérification

Regroupements

• Faire une requête sur un groupe d’enregistrements

• Il faut que le groupe aie quelque-chose en commun

• Eg: sur ville, programme, sexe mais, pas sur numero d’étudiant (il y a un seul étudiant par groupe!)

• on peut utiliser les fonctions statistiques sur les groupes:

moyenne, somme, max, min, nombre

• Pour créer un groupe on utilise la ligne “Opérations”
• On spécifie regroupement pour le champ approprié
• On ajoute une colonne pour expression avec la fonction requise

Dans le chapitre précédant de ce Cours Access, nous avons vu  la création des tables qui permettent de rentrer les données (enregistrements) dans des champs délimités. Ces tables ne permettent pas de faire un tri ou un Un filtre avancé qui vous permet de créer des champs pour générer des rapports à partir d’un ou de deux champs existants sur les enregistrements de la base de donnée de Microsoft Access. Cette fonction est dévolue en grande partie aux requêtes. Une requête est liée à une (ou plusieurs) tables, elle reprend ses données et les organise.

• • Définition
    • Interrogation, question, recherche

• • • Terme commun en anglais: “Query” – le langage commun des bd est le SQL – “Structured Query Language”

• • • Sert à localiser, analyser et modifier des données dans une table

• • • La requête est un objet de base de Microsoft Access – c’est une table virtuelle

• • • quand on sauvegarde une requête c’est la structure seulement qui est gardée – les données sont récupérées de la table à chaque exécution

• • • on dit que la requête est une feuille de réponse dynamique – elle change continuellement

• • Créer une “Requête Sélection”
    • Choisir l’objet “Requête”

• • • Choisir la table à utiliser dans la requête

• • • Décrire la requête – la zone ou on décrit s’appelle QBE pour “Query by Example”

• • • On choisit les champs à inclure d’après la table affichée – en choisissant l’ * on spécifie qu’on veut tous les champs – dans certains cas c’est plus pratique que de choisir tous les champs individuellement car, si plus tard on ajoute un champ à la table, celui-ci sera automatiquement inclus dans la requête – si on a spécifié des champs individuels, il faudra modifier la requête

• • • “Tri” détermine l’ordre de présentation des enregistrements sélectionnés

• • • “Sélection” veut dire qu’on veut sélectionner seulement certains enregistrements de la table
      • la sélection se fait d’après le “Critère“

• • • • s’il n’y a pas de critère, on affiche toute la table

• • • • la syntaxe du critère correspond au type de champ – on peut utiliser les “wildcards” * et ? comme en DOS pour les champs texte et les opérateurs de comparaison pour les champs numériques

• • • • exemples
        • = “Tom Cruise”
        • < 1990
        • comme “LA*”
        • comme “S???”
        • pas “C*”
        • entre 1980 et 1990

• • • • si on met des critères sur deux colonnes , on implique automatiquement la condition ET (AND)

• • • • pour définir OU on peut utiliser la ligne OU (OR); ou on peut écrire: =”ABC” OU =”CDE”

• • • Si on change la disposition (largeur des colonnes, ordre des colonnes, etc) dans la Feuille de réponse, ces changements sont permanents

• • Créer une “Requête Paramétrée”
    • Pour entrer le Critère lors de l’exécution de la requête – on passe à la requête un “paramètre”, une variable qui servira de critère

• • • Eg: pour afficher le dossier d’un étudiant spécifique on crée une Requête Sélection mais on ne connaît pas le nom qu’on cherche au moment de créer la requête; comme critère dans la colonne “Nom” on entre le code suivant: [Entrez le nom voulu]; au moment d’exécuter la requête le message s’affiche et on entre le nom qu’on cherche

Ce cours est destiné aux utilisateurs de Microsoft Access 97, 2000, XP et Microsoft Access 2003. Microsoft a tellement remanié l’interface d’Access 2007 que vous risquez bien de ne pas pouvoir suivre ce cours correctement. Vous pouvez voir aussi le Cours Miscrosoft Access 2010

• Maîtriser les fonctionnalités de l’interface de travail de Microsoft Access
  • L’environnement Windows
• Microsoft Access obtient ses paramètres de Windows pour les formats de date, de nombres, etc.
• Dans Panneau de configuration –> Paramètres régionaux , définir:
  • date sous forme aaaa-mm-jj (2001-01-01)
  • clavier français ou anglais
  • symbole décimal est . ou ,
  • format $
  • format des champs numériques